Cara Jitu Meningkatkan Efisiensi Perusahaan : Daftar Langkah-Langkah Yang Bisa Dilakukan






Bagi kalangan pebisnis, efisiensi dalam menjalankan bisnis merupakan keharusan agar diperoleh keuntungan yang maksimal. Semua pengusaha dan pebisnis dimanapun pasti ingin mencapai tingkat efisiensi yang maksimal.  Karena itu ini menjadi  masalah yang yang universal, bagaimana kiat atau jurus untuk melakukan efisiensi perusahaan. 


Tujuan utamanya,  bagaimana mengurangi beban biaya-biaya di perusahaan. Biaya yang tinggi artinya profit perusahaan bisa berkurang. Biaya yang terlalu tinggi bisa membahayakan cashflow perusahaan. Bahkan biaya yang terlalu tinggi bisa mengancam perusahaan menjadi tidak profit alias minus. Tekor bisnisnya. Karena itu isu bagaimana menghemat biaya di sebuah perusahaan adalah hal yang sangat penting dan dibutuhkan semua pebisnis.


Pertanyaannya, apa saja ide atau cara yang bisa dilakukan untuk mengurangi beban biaya perusahaan? Adakah ide-ide sederhana yang bisa dilakukan untuk memangkas biaya di perusahaan?  Nah, cara-cara berikut ini mungkin bisa dilakukan perusahaan Anda. 

 

1) Tinjau semua pos biaya/pengeluaran, bahkan juga pos biaya-biaya yang jumlahnya kecil.


Anda tidak dapat mengelola sesuatu yang tidak Anda lacak. Jika Anda tidak mencatat semua pengeluaran Anda, Anda harus mulai melakukannya sekarang. Perangkat lunak akuntansi yang baik dapat membantu Anda mengkategorikan pengeluaran dan membantu Anda mengambil tindakan untuk menguranginya. Saya tahu sebuah perusahaan yang biasa memesan pizza setiap hari Jumat untuk tim. Ketika akuntan mereka memberi tahu mereka bahwa tagihan tahunan mencapai  jumlah besar, pemiliknya sangat terkejut. Terkadang kita secara tidak sadar mengabaikan pengeluaran kecil, namun ingat bahwa itu dapat menumpuk dengan cepat selama periode waktu tertentu. Telitilah semua pengeluaran, termasuk yg kecil-kecil. 


2) Periksalah dan sisir pos-pos pengeluaran yang sebenarnya tidak perlu


Faktanya, banyak pemilik usaha kecil yang berakhir dengan pengeluaran dari waktu ke waktu yang tidak lagi mereka butuhkan. Kita perlu meninjau anggaran dengan kaca pembesar dan memastikan semua pengeluaran memang hanya untuk yg memang diperlukan. Yang dulu mungkin barang yang dibeli itu dibutuhkan, namun sekarang mungkin nggak perlu. Contohnya beli koran yang mahal, sekarang bisa lihat berita secara online. Atau Anda iklan di koran harian yang mahal, buat apa? sekarang sudah ngga jaman. 


3) Gunakan prinsip 80/20 atau prinsip Pareto


Prinsip Pareto 80/20 menyatakan bahwa 80% hasil disebabkan oleh 20% upaya/program. Anda dapat menerapkan prinsip ini untuk membatasi pengeluaran pada 80% aktivitas yang tidak menghasilkan. Maksudnya, pastikan biaya2 dikeluarkan untuk hal-hal yang benar-benar menghasilkan, bukan untuk kegiatan yang tak perlu atau tak ada kaitannya dengan produktifitas bisnis. Jangan sekedar program atau kegiatan, tapi keluarkan biaya untuk kegiatan bisnis yang memang benar2 menghasilkan. 


Pemasaran


4) Potong biaya iklan tradisional (lama) demi alternatif berbiaya rendah.


Cara periklanan tradisional seperti membeli iklan di koran harian atau TV dan memasang penimbunan bisa menjadi sangat mahal akhir-akhir ini. Jelajahi alat baru seperti Google AdWords & Iklan Facebook untuk mengiklankan produk Anda ke audiens yang ditargetkan.


Anda dapat menargetkan pengguna dari kota, kelompok usia, dan demografi tertentu dan mendapatkan laba atas investasi pemasaran Anda.


5) Menjadi tetangga yang baik, sharing promosi, tanggung biaya promosi bersama


Lakukan sharing biaya iklan dan promosi dengan pebisnis lain atau perusahaan relasi. Bersama-sama membeli space iklan atau mengembangkan aliansi pemasaran Anda lebih jauh dengan berbagi milis, saluran distribusi, dan pemasok dengan bisnis yang menjual barang atau jasa pelengkap.


6) Menciptakan kemitraan untuk pemasaran, comarketing, untuk menghemat biaya


Anda mungkin pernah melihat iklan TV di mana kotak DTH dibundel dengan TV. Jelajahi peluang untuk bermitra dengan perusahaan yang tidak bersaing untuk mempromosikan produk Anda dan menghemat biaya pemasaran.


Penting untuk memastikan bahwa kemitraan itu saling menguntungkan bagi kedua belah pihak, jika tidak maka tidak akan memberikan hasil yang diinginkan.


7) Pikirkan  cara-cara baru untuk berpromosi  yang tidak harus membayar tunai alias bisa dibayar dengan barter.


Ketika persediaan uang tunai menipis, yang merupakan hal umum dalam kasus bisnis kecil, jangan menutup pintu untuk mendapatkan apa yang Anda butuhkan. Pertimbangkan praktik barter kuno. Priya Mathur - Akuntan yang berbasis di Delhi berhasil menggunakan barter dengan menawarkan layanan CA-nya sendiri sebagai imbalan atas pekerjaan sebuah perusahaan desain interior ketika dia membutuhkan desain ulang kantor. Seperti halnya proses negosiasi lainnya, jawaban terburuk yang bisa Anda peroleh adalah tidak sederhana, dan Anda mungkin terkejut dengan seberapa cepat Anda akan mendengar jawaban ya.


Pengeluaran kantor


8) Carilah dan gunakan  sistem cloud dalam membangun infrastruktur dan sistem


Anda dapat menghemat banyak waktu dan sumber daya dengan mengadopsi sistim cloud (komputasi awan). Karyawan dapat bekerja dari jarak jauh dan menggunakan alat kolaborasi online untuk menyelesaikan pekerjaan. Misalnya, Anda dapat menggunakan Dropbox untuk berbagi file, ProfitBooks untuk mengelola keuangan secara online, WebEx atau Skype untuk mengadakan pertemuan virtual.


Temukan saja peluang untuk memobilisasi pekerjaan Anda menggunakan aplikasi cloud. Ini pasti akan menghasilkan penghematan biaya dalam jangka panjang.

Pelajari mengapa data keuangan Anda lebih aman di cloud.


9) Lakukan Go green dan simpan barang yang green


Going green bukan hanya langkah PR yang bagus, tetapi juga langkah finansial yang cerdas, menurut Shel Horowitz, penulis 'Guerrilla Marketing Goes Green: Winning Strategies to Improits Your Profits and Your Planet'. Horowitz merekomendasikan gerakan sederhana seperti menyimpan peralatan pada soket ekstensi dan mematikannya saat tidak digunakan atau mengganti printer Anda yang ada dengan printer yang mencetak di kedua sisi kertas, sehingga mengurangi limbah dan biaya kertas. Karena objek dari banyak perubahan ramah lingkungan adalah untuk menghemat energi, dan Anda harus membayar energi yang digunakan bisnis Anda, jika Anda dapat mengurangi penggunaan energi, Anda juga akan mengurangi biaya. Bahkan saat ini perusahaan yang dalam bisnisnya menjalankan go green sering mendapatkan tawaran bunga pinjaman yang lebih rendah di bank dan juga insentif insentif lain. 


10) Adakan meeting-meeting secara virtual


Lain kali Anda mengadakan rapat dengan klien Anda di kota lain, minta mereka untuk melakukan panggilan Skype atau zoom atau tool lain. Dengan menggunakan teknologi terkini, Anda dapat menghemat banyak biaya perjalanan. Kami mendorong panggilan Skype bahkan saat rapat dilakukan di kota yang sama. Saya memahami bahwa pertemuan pertama itu penting dan harus dilakukan secara tatap muka tetapi semua pertemuan lanjutan dapat dilakukan secara virtual.


11) Gunakan perangkat lunak dari open source yg gratisan


Anda dapat menghemat banyak uang jika mulai menggunakan perangkat lunak dari open source( sumber terbuka). Saat memesan Laptop baru untuk tim, Anda dapat memilih yang tanpa OS Windows. Itu lebih murah dan bisa menjalankan OS open source seperti Ubuntu. Demikian pula, Anda bisa mendapatkan paket aplikasi kantor sumber terbuka alih-alih Microsoft Office dan menghemat biaya lisensi.


Ada banyak software open source seperti CRM, Manajemen dokumen, dll tersedia yang mudah digunakan dan tidak memerlukan biaya sepeser pun.


12) Kurangi jumlah telepon rumah bagi karyawan Anda


Jika Anda salah satu bisnis yang masih menggunakan telepon rumah, saatnya berpikir ulang. Ada suatu masa ketika telepon rumah adalah kebutuhan tetapi sekarang tidak lagi demikian. Ponsel lebih murah dan menawarkan banyak fleksibilitas.


13) Beli dan pakai peralatan yang bekas saja.


Hemat antara 50-70 persen dengan membeli peralatan komputer bekas, mesin fotokopi, dan perabot kantor dari situs rahasia seperti OLX atau Quikr. Anda bisa bernegosiasi langsung dengan penjual dan mendapatkan penawaran yang bagus. Jika Anda tidak merasa mahir teknologi, lihat iklan baris koran lokal yang merupakan sumber bagus dari peralatan bekas. Tentu saja, mencari yang bekas namun yang berkualitas dan masih tahan lama. 


Jadilah Pengusaha yang Cerdas


14) Bermitra dengan para pembeli lain untuk tujuan sama


Saat ini, pembeli rumah berkumpul dan berhasil mendapatkan penawaran bagus dari pembangun. Temukan pemilik bisnis kecil lainnya dan berkolaborasi dengan mereka untuk menghemat uang untuk persediaan dan barang lainnya. Anda bahkan dapat menghemat uang sambil mengimpor barang dari negara lain secara bersama dengan pengusaha lain. Seseorang bisa mengaajak 7 pengusaha lain untuk bersama-sama mengimpor barang atau memesan sesuatu sehingga biaya akan murah. Misalnya bisa joinan satu kontainer dll.


15) Selalu Meminta Diskon Ketika Melakukan Pembelian (purchasing)


Mereka mungkin tidak mengiklankannya, tetapi banyak pengecer top akan mendiskon barang mereka untuk pemilik usaha kecil. Anda hanya perlu berinisiatif untuk bertanya.


Terkadang, Anda bahkan bisa mendapatkan diskon jika Anda membayar dalam jangka waktu kredit. Yang harus Anda lakukan hanyalah meminta.


16) Jangan Beli Secara Massal


Terkejut dengan nasihat ini? Seringkali, pemilik usaha kecil membeli barang-barang seperti perlengkapan kantor dalam jumlah besar karena tampaknya lebih murah untuk membeli dengan cara itu. Misalnya, jika Anda membeli 100 set kertas cetak, biaya per set Anda akan lebih rendah daripada jika Anda membelinya satu per satu. Tetapi Anda harus bertanya pada diri sendiri: Seberapa cepat Anda akan menghabiskan 100 set kertas cetak? Kemungkinan besar, Anda akan kehilangan atau mendapati bahwa kebanyakan dari mereka robek sebelum Anda sempat menggunakannya.


Sebagai pemilik bisnis kecil, Anda dapat sangat mengurangi pengeluaran mereka dengan hanya membeli apa yang Anda butuhkan hari ini - bukan apa yang menurut Anda akan Anda butuhkan besok. Fokusnya harus meningkatkan arus kas.


17) Lacak dan teliti barang inventaris dengan cermat


Jika Anda menjalankan bisnis berbasis inventaris, membawa lebih sedikit inventaris berarti memiliki lebih sedikit uang yang diikat dan lebih banyak uang di bank. Mulailah memantau inventaris lebih dekat untuk memastikan Anda tidak menghabiskan lebih dari yang sebenarnya dibutuhkan. Jangan over inventory. 


Jika Anda mengelola inventaris secara manual, pertimbangkan untuk mengadopsi perangkat lunak manajemen inventaris untuk melacak dengan lebih baik.


18) Bersikaplah sangat agresif dengan rekening yang lewat jatuh tempo


Buat daftar pelanggan yang pembayarannya telah melewati tanggal jatuh tempo. Mulailah menelepon mereka dan menindaklanjuti pembayarannya. Bersikaplah agresif dan ekspresikan urgensi Anda dengan mereka. Jika Anda melakukannya dengan benar, beberapa pelanggan mungkin melepaskan pembayaran pada hari yang sama.


19) Lakukan jualan secara online


Sekarang, Anda mungkin sudah tahu bahwa perdagangan online adalah masalah besar. Sebelumnya, dibutuhkan banyak waktu untuk membangun toko eCommerce Anda sendiri. Tetapi saat ini, mudah untuk membuat akun penjual di pasar eCommerce seperti Flipkart, Snapdeal atau eBay. Situs seperti Amazon bahkan menawarkan gudang mereka untuk menyimpan inventaris Anda.


Ini dapat menghemat biaya besar dalam pemasaran dan pemeliharaan inventaris. Faktanya, ini adalah sesuatu yang Anda dapat membiarkan Anda beroperasi dari ruangan kecil.


20) Jangan mudah memberikan kredit ke pembeli

.

Jika Anda memberikan kredit, periksa latar belakang kredit klien secara menyeluruh dan tawarkan kredit hanya jika mereka memiliki riwayat pembayaran yang baik. Seringkali kita mengambil keputusan emosional tetapi untuk akun yang kurang layak kredit, disarankan untuk mempertimbangkan tindakan berikut: Kumpulkan uang tunai di muka; mengirim kiriman sebagian; meminta surat kredit, jaminan pribadi, dan jaminan aset.


Terlepas dari semua ini, cobalah untuk enggan dan tunda keputusan Anda untuk menawarkan kredit.


21) Carilah dan bandingkan setidaknya tiga tawaran (penjual) sebelum memutuskan beli sesuatu


Majalah Entrepreneur pernah menawarkan tip sederhana namun bermanfaat ini. Bahkan pembelian biasa pun pantas untuk berbelanja. Jika Anda mengutip harga pesaing yang lebih rendah, pemasok atau vendor akan sering mencocokkan harga tersebut untuk memenangkan bisnis Anda.


Jika Anda menggunakan layanan seperti JustDial, Anda akan mendapatkan panggilan dari setidaknya 3-4 vendor yang siap bernegosiasi dengan Anda.


Keuangan


22) Restrukturisasi utang / pinjaman perusahaan Anda


Jika Anda telah mengambil pinjaman dan cicilannya membebani arus kas bulanan Anda, bicarakan saja dengan bank Anda. Sebagian besar bank dapat memberi Anda opsi untuk menjedanya selama jangka waktu tertentu atau membantu Anda merestrukturisasi untuk meningkatkan masa kerja dan mengurangi cicilan.


Sebagai alternatif, Anda dapat berbicara dengan bank lain untuk menurunkan suku bunga dan meningkatkan arus kas Anda.


23) Mengelola/memutar uang cash di perusahaan


Ini mungkin terdengar kata besar untuk bisnis tahap awal, tetapi ini adalah salah satu cara efektif untuk menghasilkan uang dengan dana yang ideal. Rekening Koran di bank tidak memberikan bunga apapun atas dana ideal di rekening tersebut. Anda dapat berinvestasi melalui Reksa Dana dalam reksa dana utang untuk jangka waktu serendah 2 hari dan menantikan bunga tentatif 8% pertahun. Sehingga uang tidak menganggur. 


24) Mencermati biaya pajak Anda


Menjelang akhir tahun, jadwalkan pertemuan perencanaan pajak dengan akuntan Anda untuk mengalihkan pendapatan dan pengeluaran. Misalnya, alihkan pendapatan piutang ke tahun berikutnya untuk menurunkan pajak tahun ini. Akuntan Anda akan menjadi orang terbaik untuk menasihati Anda.


Sekali lagi, menggunakan software akuntansi yang baik dari awal bisnis Anda dapat menghemat banyak waktu & energi selama persiapan pajak akhir tahun.


25) Pekerjakan karyawan yang cerdas dan tidak berpengalaman.


Pengalaman itu penting, tetapi itu bukanlah segalanya, dan apalagi kalau harus dibayar mahal. Semakin banyak perusahaan teknologi sekarang mempekerjakan lulusan perguruan tinggi yg baru lulus dan kemudian melatih mereka selama satu atau dua bulan. Ternyata sangat hemat biaya daripada mempekerjakan orang yang berpengalaman. Untuk skenario kerja kritis, Anda tidak punya pilihan selain mencari orang yang berpengalaman, tetapi dalam banyak kasus, strategi pelatihan freshers berhasil.


Anda tidak hanya akan mendapatkan keuntungan moneter dengan memberikan gaji level awal, tetapi Anda juga akan mendapatkan keuntungan dengan memiliki karyawan yang antusias, up-to-date tentang teknologi terkini, gesit, dan bersemangat untuk belajar.


26) Cari dan pekerjakan anak-anak magang yang baru lulus


Memperluas ide penghematan biaya di atas, perusahaan konsultan keuangan - Finkoi menyarankan untuk mempekerjakan pekerja magang. Biasanya, magang bekerja selama 2 hingga 6 bulan tergantung pada persyaratan akademis mereka.


Ada banyak aktivitas non-kritis yang bisa didelegasikan ke magang. Mereka sangat antusias dan penuh energi. Kami biasanya mempekerjakan pekerja magang untuk riset pasar dari situs seperti OysterConnect dan melibatkan mereka selama 2 bulan. Terkadang magang siap bekerja secara gratis dan jika mereka benar-benar menambah nilai, Anda dapat mempekerjakan mereka sebagai staf tetap.


Magang baik untuk kegiatan seperti promosi media sosial, administrasi back office, survei pasar atau tugas jangka pendek lainnya.


27) Gunakan sistem komisi untuk tenaga penjualan Anda.


Biaya tambahan, gaji, insentif, biaya pelatihan, tunjangan dan pengeluaran tambahan akan bertambah saat Anda mempekerjakan perwakilan penjualan Anda sendiri. Mengontrak perwakilan penjualan produsen independen, yang dibayar berdasarkan komisi saja, lebih murah dan seringkali sama efektifnya.


Jika Anda lebih suka memiliki tim penjualan internal, cobalah untuk menyusun gaji mereka sedemikian rupa sehingga persentase yang lebih besar dialokasikan untuk komisi dan komponen tetap berada di sisi yang lebih rendah.


28) Lakukan outsource untuk pekerjaan2 yg tak penting atau bukan core competence perusahaan Anda


Ada banyak tugas yang dapat dialihdayakan hari ini. Banyak perusahaan yang menggunakan freelancer independen untuk mengerjakan berbagai proyek jangka pendek. Anda dapat mempekerjakan freelancer untuk pekerjaan2 di perusahaan anda yang bukan core pekerjaan. 

 

29) Potong pengeluaran karyawan yang tidak relevan


Ini sudah cukup jelas. Ketika kami melihat tagihan telepon yang lebih besar, kami mulai menutupinya. Hasilnya, karyawan mulai menggunakan telepon dengan lebih bertanggung jawab. Demikian pula, tutupi biaya perjalanan.


30) Berilah reward yang bagus ke siapa saja yang mendatangkan profit ke perusahaan 


Ini mungkin terdengar sedikit kontradiktif, tetapi pengeluaran untuk menabung memang masuk akal dalam beberapa kasus. Saya akan menyarankan untuk mengambil pendekatan proaktif dalam memberi penghargaan pada perilaku yang menguntungkan baik dari karyawan dan pelanggan Anda. Itu terlihat seperti apa? Anda dapat memulai dengan membuat gerakan kecil, seperti sesekali makan siang atau hadiah gratis, untuk meningkatkan semangat karyawan dan menjaga lingkungan kerja tetap positif.


Ini juga bisa berarti menawarkan bonus kepada karyawan yang memenuhi target penghematan biaya tertentu yang ditetapkan untuk tahun itu dan menawarkan diskon yang lebih besar atau paket nilai tambah kepada pelanggan Anda yang paling setia. Jika Anda membelanjakan sedikit uang untuk orang-orang yang melakukan pekerjaan terbaik untuk Anda atau membeli produk paling banyak dari Anda, Anda hanya berinvestasi dalam suatu hubungan yang pada akhirnya akan mendatangkan lebih banyak keuntungan bagi bisnis Anda.


31)  Selalu rapat rutin dengan semua divisi dan unit bisnis dan melakukan cek dan bertanya apa saja pos biaya yang bisa direduksi tanpa mengurangi produktifitas. 


Terus kontrol biaya dengan melalui sistem yang terjaga secara rapi dalam organisasi. Buatlah sistem untuk menekan biaya. 


Bacaan lain: 

  • Kiat Sukses Mencari Investor
  • Mengenal Perbedaan Antara Strategic Investor dan Financial Investor
  • Pasangan Ini Sukses Membangun Jaringan Resto Takigawa
  • Kisah Sukses Pendiri Red Bean Resto
  • Kiprah Lima Sekawan Besarkan Bisnis Pendidikan BSI
  • Robin Wibowo dan Bisnis Furniture Mewah Veranda
  • Belajar Dari Pengusaha Muslim Terkaya Dunia, Azim Premji
  • Lebih baru Lebih lama