ERP Gagal, Penyebabnya Faktor Apa Saja? Simak Pengalaman Nyata Ini



Penyebab ERP gagal


Beberapa waktu lalu saya bertemu dengan dua orang CEO dari perusahaan yang berbeda, keduanya bercerita tentang kegagalan implementasi software ERP (enterprise resources planning). Seorang CEO ngobrol saya di salah satu resto di Gandaria City Mall. Satu lagi saat kami sedang makan di Plasa Senayan. Dua-duanya curhat bagaimana implementasi ERP di perusahaanya yang jauh dari sukses.

Ya, cerita tentang implementasi ERP yang “gagal” memang banyak terjadi. Banyak kasusnya, mulai dari implementasi yang lambat sehingga harusnya sudah go live namun molor, hingga gagal karena software itu tidak bisa mengintegrasikan data di perusahaan itu. Integrasi sistem tidak berjalan. Yang disayangkan, satu diantara dua perusahaan yang ketemu saya tersebut adalah perusahaan distribusi milik konglomerasi Top 5 yang notabene bisnisnya puluhan triliun dan mendistribusikan merek-merek makanan yang kalau saya sebutkan sudah pasti kenal semua. Bisa dibayangkan betapa kacaunya dampak yang ditimbulkan karena gagal implementasi ERP tersebut.

Bila disarikan dari sejumlah pengalaman nyata, selama ini ada beberapa penyebab perusahaan gagal dalam implementasi ERP alias implementasi ERP tidak efektif.

2.     1. Memilih produk ERP yang salah

Banyak pemilik perusahaan yang asal dalam memilih software ERP. Umumnya hanya mendengar sepihak dari salah satu sumber lalu diterapkan. Perusahaan ini tidak memilih ERP yang cocok dengan industrinya, bukan ERP yang memang dibutuhkan perusahaan dengan tipikal bisnis seperti perusahaannya. Mereka justru memilih paket ERP yang tidak umum digunakan di industri mereka. Padahal penting sekali melihat kecocokan produk dan kebutuhan itu dan juga keandalan dan fleksibilitas. Vendor ERP-nya pun mesti dipilih yang sudah punya pengalaman panjang di di industri yang sama dengan Anda supaya dia tidak gagal atau trial and error. Kunci sukses dalam implementasi produk ERP, cari yang pas dengan kebutuhan dan lakukan kustomisasi pada produk-produk tertentu agar fit dengan kebutuhan perusahaan.

2. Projek implementasi ERP diserahkan ke tim atau leader yang terlalu rendah level jabatannya di organisasi.

Ini salah satu problem umum. ERP hanya diserahkan ke leader level menengah atau bahkan rendah. Akhirnya si leader itu akhirnya tidak bisa menggerakkan perubahan ke divisi/unit bisnis lain. Harus dicatat, ERP adalah proyek yang mengubah permainan bisnis dalam skala besar sehingga membutuhkan dukungan kepemimpinan di level/eselon atas. Kalau leader implementasi ERP merupakan orang di level bawah, maka ia tidak akan memiliki visibilitas atau pengaruh untuk memimpin. Akibatnya, program implementasi menjadi terkatung-katung atau implementasinya jauh dari maksimal.

3. Karena mengasumsikan bahwa proyek ERP hanyalah proyek TI

Sudah banyak cerita gagal ERP karena para pimpinan tertinggi perusahaan berpikir bahwa implementasi ERP hanya sebuah proyek TI biasa. Kali ini perlu ditegaskan kembali bahwa ERP bukanlah proyek TI, melainkan sebuah proyek bisnis. Ia membutuhkan lebih dari sekadar sponsor bisnis. Namun ini membutuhkan kepemimpinan bisnis, dukungan sumber daya, komitmen dan keterlibatan. Jika CIO atau GM TI Anda adalah satu-satunya eksekutif yang memberikan pembaruan proyek ERP, maka sudah pasti akan menemui masalah. Dan jika CIO atau GM TI setuju untuk meluncurkan proyek ERP tanpa mitra eksekutif yang benar dan berkomitmen dari bisnis, berarti perusahaan Anda memiliki CIO yang salah alias wawasannya bermasalah.  Implementasi ERP memiliki dampak yang besar pada cara bisnis berjalan, dan tingkat serta kualitas keterlibatan bisnis merupakan bagian penting dari kesuksesan atau kegagalan. Jika bisnis tidak terlibat, ERP akan gagal, dan CEO, CFO bersama dengan orang lain - akan menderita.

4. Tidak didukung oleh tim sumberdaya manusia TI yang berbakat.

Menemukan para ahli TI ERP untuk diajak bekerja di perusahaan Anda bukan soal uang semata. Namun bisa dipengaruhi banyak faktor. Tapi sangat penting bagi perusahaan kita untuk mampu secara efektif merekrut sekumpulan bakat yang memiliki pengalaman dalam paket ERP spesifik sesuai kebutuhan perusahaan. Anda harus membayar mereka dengan cukup atau kompetitif, mereka bisa menjadi paduan antara pengalaman industri, teknologi, dan kepemimpinan. Ini bukan yang semudah diperkirakan. Tapi SDM ERP yang mumpuni itu harus punya secara cukup dan tidak tanggung-tanggung, kecuali kalau ingin proyek ERP gagal karena implementornya tidak kompeten.

5. Meremehkan tenggat berapa lama waktu untuk memasang ERP

Pada umumnya perusahaan menyelesaikan implementasi ERP (atau peningkatan) molor dibanding waktu mereka rencanakan di awal. Rata-rata molor. Karena itu sebelum memulai, harus berani pasang target proyek rampung dengan jelas dan dikomunikasikan intens di depan. Ini bagian dar cara memenangkan hati tim agar bekerja dengan cepat, tidak lelet. Jadi, paling  tidak sudah dibuat menang diawal, dikawal dari awal, bahwa kita harus selesai sekian bulan. Tanpa sebuah boom diawal yang terus dikawal, proses implementasi bisa terkatung-katung menjadi seperti barang sambilan. Di satu hal ini juga menuntut project leader yang bisa menggerakkan dan menyiapkannya dari awal dengan orang, produk, mitra, dan ekspektasi yang tepat.

6. Tak Mampu Mengelola Resistensi Dari Para User

ERP sering gagal karena kurang dukungan dan banyak diprotes. Di lain sisi,  pihak tim implementasi tak cakap mengelola resistensi itu. Memang wajar ada kecenderungan manusiawi untuk menolak sesuatu yang baru. Orang akan memiliki segala macam ketakutan dan kesalahpahaman tentang ERP. Sebab itu, sangat penting dan mesti pastikan bahwa karyawan Anda sangat terlibat dalam implementasi dan mendapat informasi lengkap tentang semua aspek ERP. Semua keputusan terkait ERP Anda, keputusan Anda untuk mendapatkan ERP hingga tanggal peluncurannya, harus dikomunikasikan ke seluruh perusahaan. Semua komunikasi ini akan membantu Anda mendapatkan dukungan mereka. Disini artinya, implementasi ERP juga butuh kemampuan change management dan banyak yang gagal karena ketidakmampuan aspek ini.



Artikel lain :

  • Software Aplikasi Untuk Mengontrol Kinerja Bisnis dan Memastikan Target
  • Mengenal Cara Kerja Investor Private Equity
  • Strategi Mars Group Bangun Rantai Pasok Cokelat di Indonesia
  • Belajar Dari Sukses Kosmetik Lokal Merek La Tulipe
  • Teladan Kepemimpinan Di Balik Kebangkitan Perusahaan Tekstil Gistex
  • Pasangan Ini Sukses Membangun Jaringan Resto Takigawa
  • Kisah Sukses Pendiri Red Bean Resto
  • Kiprah Lima Sekawan Besarkan Bisnis Pendidikan BSI
  • Robin Wibowo dan Bisnis Furniture Mewah Veranda
  • Belajar Dari Pengusaha Muslim Terkaya Dunia, Azim Premji
  • Lebih baru Lebih lama