Beberapa waktu lalu saya bertemu
dengan dua orang CEO dari perusahaan yang berbeda, keduanya bercerita tentang
kegagalan implementasi software ERP (enterprise resources planning). Seorang CEO ngobrol saya di salah satu resto di
Gandaria City Mall. Satu lagi saat kami sedang makan di Plasa Senayan.
Dua-duanya curhat bagaimana implementasi ERP di perusahaanya yang jauh dari
sukses. Menarik menyimak cerita mereka tentang PENYEBAB ERP GAGAL DITERAPKAN di perusahaan mereka.
Ya, cerita tentang implementasi
ERP yang “gagal” memang banyak terjadi. Banyak kasusnya, mulai dari
implementasi yang lambat sehingga harusnya sudah go live namun molor, hingga
gagal karena software itu tidak bisa mengintegrasikan data di perusahaan itu.
Integrasi sistem tidak berjalan. Yang disayangkan, satu diantara dua perusahaan
yang ketemu saya tersebut adalah perusahaan distribusi milik konglomerasi Top 5
yang notabene bisnisnya puluhan triliun dan mendistribusikan merek-merek
makanan yang kalau saya sebutkan sudah pasti kenal semua. Bisa dibayangkan betapa
kacaunya dampak yang ditimbulkan karena gagal implementasi ERP tersebut.
Bila disarikan dari sejumlah
pengalaman nyata, selama ini ada beberapa penyebab perusahaan gagal dalam
implementasi ERP alias implementasi ERP tidak efektif.
2. 1. Memilih
produk ERP yang salah
Banyak pemilik perusahaan yang
asal dalam memilih software ERP. Umumnya hanya mendengar sepihak dari salah
satu sumber lalu diterapkan. Perusahaan ini tidak memilih ERP yang cocok dengan
industrinya, bukan ERP yang memang dibutuhkan perusahaan dengan tipikal bisnis
seperti perusahaannya. Mereka justru memilih paket ERP yang tidak umum digunakan
di industri mereka. Padahal penting sekali melihat kecocokan produk dan
kebutuhan itu dan juga keandalan dan fleksibilitas. Vendor ERP-nya pun mesti
dipilih yang sudah punya pengalaman panjang di di industri yang sama dengan
Anda supaya dia tidak gagal atau trial and error. Kunci sukses dalam
implementasi produk ERP, cari yang pas dengan kebutuhan dan lakukan kustomisasi
pada produk-produk tertentu agar fit dengan kebutuhan perusahaan.
2.
Projek implementasi ERP diserahkan ke tim atau leader yang terlalu rendah level
jabatannya di organisasi.
Ini salah satu problem umum.
ERP hanya diserahkan ke leader level menengah atau bahkan rendah. Akhirnya si leader
itu akhirnya tidak bisa menggerakkan perubahan ke divisi/unit bisnis lain. Harus
dicatat, ERP adalah proyek yang mengubah permainan bisnis dalam skala besar
sehingga membutuhkan dukungan kepemimpinan di level/eselon atas. Kalau leader
implementasi ERP merupakan orang di level bawah, maka ia tidak akan memiliki
visibilitas atau pengaruh untuk memimpin. Akibatnya, program implementasi
menjadi terkatung-katung atau implementasinya jauh dari maksimal.
3. Karena mengasumsikan bahwa
proyek ERP hanyalah proyek TI
Sudah banyak cerita gagal ERP
karena para pimpinan tertinggi perusahaan berpikir bahwa implementasi ERP hanya
sebuah proyek TI biasa. Kali ini perlu ditegaskan kembali bahwa ERP bukanlah
proyek TI, melainkan sebuah proyek bisnis. Ia membutuhkan lebih dari sekadar
sponsor bisnis. Namun ini membutuhkan kepemimpinan bisnis, dukungan sumber
daya, komitmen dan keterlibatan. Jika CIO atau GM TI Anda adalah satu-satunya
eksekutif yang memberikan pembaruan proyek ERP, maka sudah pasti akan menemui
masalah. Dan jika CIO atau GM TI setuju untuk meluncurkan proyek ERP tanpa
mitra eksekutif yang benar dan berkomitmen dari bisnis, berarti perusahaan Anda
memiliki CIO yang salah alias wawasannya bermasalah.
Implementasi ERP memiliki dampak yang besar
pada cara bisnis berjalan, dan tingkat serta kualitas keterlibatan bisnis
merupakan bagian penting dari kesuksesan atau kegagalan. Jika bisnis tidak
terlibat, ERP akan gagal, dan CEO, CFO bersama dengan orang lain - akan menderita.
4. Tidak didukung oleh tim
sumberdaya manusia TI yang berbakat.
Menemukan para ahli TI ERP
untuk diajak bekerja di perusahaan Anda bukan soal uang semata. Namun bisa
dipengaruhi banyak faktor. Tapi sangat penting bagi perusahaan kita untuk mampu
secara efektif merekrut sekumpulan bakat yang memiliki pengalaman dalam paket
ERP spesifik sesuai kebutuhan perusahaan. Anda harus membayar mereka dengan
cukup atau kompetitif, mereka bisa menjadi paduan antara pengalaman industri,
teknologi, dan kepemimpinan. Ini bukan yang semudah diperkirakan. Tapi SDM ERP
yang mumpuni itu harus punya secara cukup dan tidak tanggung-tanggung, kecuali
kalau ingin proyek ERP gagal karena implementornya tidak kompeten.
5. Meremehkan tenggat berapa
lama waktu untuk memasang ERP
Pada umumnya perusahaan
menyelesaikan implementasi ERP (atau peningkatan) molor dibanding waktu mereka
rencanakan di awal. Rata-rata molor. Karena itu sebelum memulai, harus berani
pasang target proyek rampung dengan jelas dan dikomunikasikan intens di depan.
Ini bagian dar cara memenangkan hati tim agar bekerja dengan cepat, tidak
lelet. Jadi, paling tidak sudah dibuat
menang diawal, dikawal dari awal, bahwa kita harus selesai sekian bulan. Tanpa
sebuah boom diawal yang terus dikawal, proses implementasi bisa
terkatung-katung menjadi seperti barang sambilan. Di satu hal ini juga menuntut
project leader yang bisa menggerakkan
dan menyiapkannya dari awal dengan orang, produk, mitra, dan ekspektasi yang
tepat.
6. Tak Mampu Mengelola
Resistensi Dari Para User
ERP sering gagal karena kurang
dukungan dan banyak diprotes. Di lain sisi, pihak tim implementasi tak cakap mengelola
resistensi itu. Memang wajar ada kecenderungan manusiawi untuk menolak sesuatu
yang baru. Orang akan memiliki segala macam ketakutan dan kesalahpahaman
tentang ERP. Sebab itu, sangat penting dan mesti pastikan bahwa karyawan Anda
sangat terlibat dalam implementasi dan mendapat informasi lengkap tentang semua
aspek ERP. Semua keputusan terkait ERP Anda, keputusan Anda untuk mendapatkan
ERP hingga tanggal peluncurannya, harus dikomunikasikan ke seluruh perusahaan.
Semua komunikasi ini akan membantu Anda mendapatkan dukungan mereka. Disini
artinya, implementasi ERP juga butuh kemampuan change management dan banyak yang gagal karena ketidakmampuan aspek
ini.