Hal-Hal Yang Perlu Diperhatikan Sebelum Menerapkan Software ERP



Perlu diperhatikan sebelum mengimplementasi ERP

Menjalankan software ERP (enterprise resource planning) merupakan sebuah aktifitas pengeluaran yang tinggi dan banyak menyedot anggaran perusahaan. Pandangan itu tak salah, disebabkan selama ini banyak pembelian ERP yang ternyata kinerjanya tidak bagus setelah dipasang, tak banyak membawa dampak positif pada kinerja bisnis. ERP yang dipasang tidak mampu mengangkat perusahaan ke level yang berbeda. Apalagi bila ternyata proses implementasi ERP itu gagal. Sebab itu pemilihan dan implementasi software ERP memang mesti hati-hati, kalau salah bisa sangat membahayakan kinerja operasional perusahaan dan juga hilangnya uang perusahaan karena salah beli.

Penting sekali melakukan pendalaman sebelum ERP dibeli dan diimplementasi. Harus memperhitungkan tingkat risiko dan ketidakpastiannya, ukuran perusahaannya (kecil, sedang, atau besar), serta harus tepat sesuai tujuan dan sasarannya. Pemilihan sistem ERP yang tepat akan memungkinkan perusahaan menjadi lebih kompetitif karena mampu  mengintegrasikan hampir semua fungsi bisnis dengan berbasis pada database tunggal yang dimiliki perusahaan. Harus disadari bahwa proses implementasinya sendiri bisa lama dan membosankan, butuh ketelitian dan kesabaran, dan harus dilakukan dengan sangat hati-hati.


Bukan seperti beli barang di toko

Memilih sistem ERP untuk diimplementasi di korporasi tidak seperti pergi ke toko eceran dan membeli aplikasi komputer untuk komputer PC di rumah Anda. Ini bukan hanya proyek komputerisasi biasa. Keputusan mengimplementasi ERP termasuk sangat penting dan strategis, membutuhkan banyak pemikiran dan perencanaan. 

Kurangnya kedalaman dalam melakukan penilaian, evaluasi, dan melihat aspek detail, bisa menyebabkan pemborosan dan pengeluaran uang perusahaan secara sia-sia dan bahkan bisa merugikan proses bisnis di perusahaan itu. Itulah mengapa pemilihan perangkat lunak ERP ini harus dijalankan dan ditentukan oleh ahli operasional dalam bisnis (divisi operasional, divisi bisnis), dan buka hanya oleh ahli teknis semata. Hal itu juga perlu dilakukan untuk membantu memastikan cara perusahaan menjalankan bisnis dipersonifikasikan dalam sistem baru. 

Ahli dari luar perusahaan (tenaga ahli eksternal) perlu digunakan saat memilih dan menjalankan software ERP. Keberadaan mereka dapat membawa pengetahuan dan pemahaman baru yang bermanfaat tentang software ini. Dan mereka juga punya banyak pengalaman memasang ERP di perusahaan lain, mereka tahu kenapa gagal dan kenapa sukses. Dan tahu bagaimana mengatasi kendala-kendalanya.

Pada umumnya, perusahaan yang sukses dalam menjalankan ERP, mereka akan mendengarkan dengan baik apa kata vendornya sembari terus melakukan perbandingan dan masukan dari pihak lain. Yang pasti perusahaan harus berterus terang ke vendor dan konsultan ERP agar dalam memilih ERP dicarikan yang paling sesuai dengan perusahaannya, dan bisa menambah kekuatan dan daya kompetitif perusahaan, serta bisa membantu untuk mengatasi kelemahan perusahaan selama ini. Bila perlu, Anda harus cerewet ke vendor dan mintalah kustomisasi agar software itu benar-benar cocok dan pas dengan kebutuhan proses di perusahaan Anda untuk sekarang dan yang akan datang.

Perusahaan harus berkonsentrasi penuh untuk mengidentifikasi dirinya tentang kebutuhannya apa saja, fitur serta karakteristik yang diinginkan dari rangkaian aplikasi sistem ERP yang bakal dipasang. Harus mau bersikap kritis dan banyak tanya, jangan menerima apa adanya kata vendor. 

Bagaimanapun juga, menggunakan ERP harus memungkinkan perusahaan untuk berkembang menjalankan strategi bisnis yang unik sesuai ukuran, industri, infrastruktur, lingkungan, dan sumber daya yang dimiliki. Perencanaannya harus dilakukan secara sistematis dan menyeluruh, serta benar-benar harus bisa memenuhi kebutuhan perusahaan. Jangan sampai menyesal di kemudian hari karena implementasi ERP hanya menambah pekerjaan imput data dan bertambahnya prosedur. Semua tergantung Anda bagaimana menyiapkan dan mengembangkannya secara detil sesuai kebutuhan dan arah pengembangan perusahaan Anda.


Baca juga :


Lebih baru Lebih lama