Kiat Sukses Implementasi ERP

BintangBisnis

 


Menjalankan software ERP (enterprise resource planning) merupakan sebuah aktifitas pengeluaran yang tinggi dan banyak menyedot anggaran perusahaan. Pandangan itu tak salah, disebabkan selama ini banyak pembelian ERP yang ternyata kinerjanya tidak bagus setelah dipasang, tak banyak membawa dampak positif pada kinerja bisnis. ERP yang dipasang tidak mampu mengangkat perusahaan ke level yang berbeda. Apalagi bila ternyata proses implementasi ERP itu gagal. Sebab itu pemilihan dan implementasi software ERP memang mesti hati-hati, kalau salah bisa sangat membahayakan kinerja operasional perusahaan dan juga hilangnya uang perusahaan karena salah beli.

Penting sekali melakukan pendalaman sebelum ERP dibeli dan diimplementasi. Baik pengambil keputusan di perusahaan dan juga pengelola, perlu tahu kiat sukses implementasi ERP. Mereka juga harus memperhitungkan semua tingkat risiko dan ketidakpastiannya, ukuran perusahaannya (kecil, sedang, atau besar), serta harus tepat sesuai tujuan dan sasarannya. Pemilihan sistem ERP yang tepat akan memungkinkan perusahaan menjadi lebih kompetitif karena mampu  mengintegrasikan hampir semua fungsi bisnis dengan berbasis pada database tunggal yang dimiliki perusahaan. Harus disadari bahwa proses implementasinya sendiri bisa lama dan membosankan, butuh ketelitian dan kesabaran, dan harus dilakukan dengan sangat hati-hati.


Butuh Kiat Khusus, Kehati-hatian dan Pendalaman

Memilih sistem ERP untuk diimplementasi di korporasi tidak seperti pergi ke toko eceran dan membeli aplikasi komputer untuk komputer PC di rumah Anda. Ini bukan hanya proyek komputerisasi biasa. Keputusan mengimplementasi ERP termasuk sangat penting dan strategis, membutuhkan banyak pemikiran dan perencanaan. 

Kurangnya kedalaman dalam melakukan penilaian, evaluasi, dan melihat aspek detail, bisa menyebabkan pemborosan dan pengeluaran uang perusahaan secara sia-sia dan bahkan bisa merugikan proses bisnis di perusahaan itu. Itulah mengapa pemilihan perangkat lunak ERP ini harus dijalankan dan ditentukan oleh ahli operasional dalam bisnis (divisi operasional, divisi bisnis), dan buka hanya oleh ahli teknis semata. Hal itu juga perlu dilakukan untuk membantu memastikan cara perusahaan menjalankan bisnis dipersonifikasikan dalam sistem baru. 

Ahli dari luar perusahaan (tenaga ahli eksternal) perlu digunakan saat memilih dan menjalankan software ERP. Keberadaan mereka dapat membawa pengetahuan dan pemahaman baru yang bermanfaat tentang software ini. Dan mereka juga punya banyak pengalaman memasang ERP di perusahaan lain, mereka tahu kenapa gagal dan kenapa sukses. Dan tahu bagaimana mengatasi kendala-kendalanya.

Pada umumnya, perusahaan yang sukses dalam menjalankan ERP, mereka akan mendengarkan dengan baik apa kata vendornya sembari terus melakukan perbandingan dan masukan dari pihak lain. Yang pasti perusahaan harus berterus terang ke vendor dan konsultan ERP agar dalam memilih ERP dicarikan yang paling sesuai dengan perusahaannya, dan bisa menambah kekuatan dan daya kompetitif perusahaan, serta bisa membantu untuk mengatasi kelemahan perusahaan selama ini. Bila perlu, Anda harus cerewet ke vendor dan mintalah kustomisasi agar software itu benar-benar cocok dan pas dengan kebutuhan proses di perusahaan Anda untuk sekarang dan yang akan datang.

Perusahaan harus berkonsentrasi penuh untuk mengidentifikasi dirinya tentang kebutuhannya apa saja, fitur serta karakteristik yang diinginkan dari rangkaian aplikasi sistem ERP yang bakal dipasang. Harus mau bersikap kritis dan banyak tanya, jangan menerima apa adanya kata vendor. 

Bagaimanapun juga, menggunakan ERP harus memungkinkan perusahaan untuk berkembang menjalankan strategi bisnis yang unik sesuai ukuran, industri, infrastruktur, lingkungan, dan sumber daya yang dimiliki. Perencanaannya harus dilakukan secara sistematis dan menyeluruh, serta benar-benar harus bisa memenuhi kebutuhan perusahaan. Jangan sampai menyesal di kemudian hari karena implementasi ERP hanya menambah pekerjaan imput data dan bertambahnya prosedur. Semua tergantung Anda bagaimana menyiapkan dan mengembangkannya secara detil sesuai kebutuhan dan arah pengembangan perusahaan Anda.



Menerapkan sistem ERP baru adalah salah satu proyek terbesar dan menantang. ERP menyentuh setiap aspek operasi Anda, dan kemungkinan besar akan mengubah cara setiap karyawan. 


Di bawah ini kami uraikan 6 tip agar berhasil menyelesaikan proyek implementasi ERP. 



1. Dapatkan semua orang terbaik sebagai tim Anda sebelum mulai


Proyek ERP Anda akan "mengganggu" atau  akan memengaruhi setiap departemen di organisasi Anda, dan itu akan mengubah cara staf Anda melakukan pekerjaan mereka. Untuk melihat proyek sebesar ini hingga selesai, dan untuk melewati masa-masa sulit, Anda harus memiliki visi yang kuat tentang apa yang akan dilakukan ERP baru Anda untuk perusahaan Anda. Dan Anda perlu mengomunikasikan visi ini secara efektif kepada semua orang di organisasi Anda: pastikan bahwa setiap orang di organisasi Anda memiliki pemahaman yang sama tentang mengapa Anda mengalami proses yang begitu mengganggu—dan apa hasil akhirnya.


Meskipun Anda akan memiliki orang-orang kunci yang bertanggung jawab atas implementasi, seluruh organisasi Anda harus menggali lebih dalam—dan menerima perubahan—untuk menyelesaikan proyek. Dapatkan semua orang dari manajemen tingkat atas — mereka harus jelas tentang anggaran dan sumber daya yang diperlukan untuk proyek semacam itu — kepada pengguna akhir yang akan berinteraksi dengan sistem setiap hari sebelum Anda memulai proyek .



2. Pilih sponsor proyek yang luar biasa


Anda memerlukan sponsor proyek yang luar biasa untuk menyelesaikan proyek sebesar implementasi ERP dengan sukses. Pilih seseorang yang sangat percaya pada proyek dan hasil yang akan dibawa ERP ke organisasi, seseorang yang merupakan pemimpin hebat, serta seseorang yang merasa dapat didekati secara terbuka dan merasa dapat membawa masalah, besar atau kecil, tanpa penilaian apa pun .


Ini adalah serangkaian kualitas khusus yang perlu dimiliki sponsor Anda, jadi pilihlah dengan bijak di antara tim Anda. Siapa yang Anda pilih sebagai sponsor proyek Anda akan memiliki pengaruh besar atas keberhasilan proyek implementasi Anda, jadi menemukan seseorang yang merupakan perencana hebat, mampu fleksibel, dan komunikator yang hebat adalah kuncinya.


Tidak baik memiliki seseorang yang bersemangat tentang proyek, tetapi anggota staf diintimidasi untuk mendekati masalah. Implementasi ERP yang berhasil membutuhkan jalur komunikasi yang kuat dan terbuka. Lebih mudah untuk menyelesaikan masalah sejak awal dalam tahap implementasi, daripada ketika masalah itu telah menjadi masalah operasional utama di kemudian hari.



3. Kumpulkan tim terbaik Anda

Seorang pemimpin yang hebat bukanlah apa-apa tanpa tim yang tepat untuk dipimpin. Agar berhasil menerapkan sistem ERP, Anda memerlukan tim yang terdiri dari orang-orang penting di staf Anda untuk mendukung sponsor proyek Anda dan untuk membantu mengimplementasikan ERP di setiap departemen organisasi Anda. Pilih tim yang berasal dari seluruh organisasi Anda—berfokus pada departemen yang akan menjadi kunci pengoperasian dan keberhasilan sistem ERP Anda.


Kiat penting: jangan menumpuk tim implementasi Anda hanya dengan manajemen tingkat atas, tetapi mintalah orang yang melakukan pekerjaan yang sebenarnya, setiap hari, setiap hari. Anda harus menyelaraskan semua proses bisnis organisasi Anda dengan sistem ERP baru Anda, jadi memilih orang yang mengetahui proses tersebut di dalam dan di luar akan membantu Anda memetakan mereka dengan lebih baik ke sistem baru Anda, dan membantu Anda menyelesaikan proyek dengan sukses.


Dan sama seperti memilih sponsor proyek Anda, pilih anggota staf yang terbuka untuk berubah—Anda tidak akan berhasil jika orang yang bertanggung jawab untuk implementasi menolak melakukan sesuatu dengan cara baru dan tidak ingin mengubah cara yang selalu ada. telah dilakukan.


4. Rencanakan, rencanakan, dan rencanakan!

Rencanakan timeline waktu yang realistis untuk proyek Anda, dan sebaiknya yang terjadi secara bertahap. Mendapatkan ERP baru, dengan serangkaian fungsionalitas dan fitur yang lengkap dan berjalan sekaligus, saya hanya akan mengatakannya, tidak mungkin. ERP terlalu besar, menyentuh terlalu banyak aspek operasi manufaktur Anda untuk menyelesaikan semuanya dalam satu kesempatan. ERP saat ini, bahkan dengan antarmuka pengguna yang ditingkatkan dan fitur yang ramah pengguna, adalah sistem yang besar dan rumit. Untuk butuh rencana yang baik dan tegas untuk mengontrol implementasi.


5. Lakukan Secara Bertahap

Untuk membuat seluruh ERP Anda berjalan dan berkinerja pada kapasitas maksimumnya, yang terbaik adalah mengimplementasikan ERP Anda secara bertahap. Jika Anda mencoba melakukan semuanya sekaligus, Anda akan memiliki peluang kegagalan, kelelahan, dan kelelahan yang jauh lebih besar. Tetapi jika Anda memecahnya menjadi potongan-potongan yang mudah dicerna, kemungkinan besar Anda akan menyelesaikan proyek Anda. Menerapkan proyek ERP Anda dengan cara ini tidak hanya membuat tugas lebih realistis dan sederhana untuk ditangani oleh organisasi Anda, itu juga berarti Anda dapat terus membangun kesuksesan Anda—dengan setiap komponen yang berhasil diterapkan, tim Anda akan merasa lebih percaya diri dan lebih yakin bahwa gangguan ke tempat kerja mereka sangat berharga.


Tetapi untuk melakukan ini, Anda harus melakukan banyak perencanaan sebelumnya. Anda harus benar-benar mengetahui organisasi Anda, menguraikan proses bisnis Anda, dan mengidentifikasi apa yang perlu dilakukan terlebih dahulu, dan apa yang bisa menunggu. Setelah Anda mendalami organisasi dan proses Anda, Anda akan dapat membuat rencana peluncuran ERP yang realistis dan mudah diikuti. Ini mungkin memakan waktu sedikit lebih lama dari yang Anda harapkan, tetapi Anda akan mendapatkan lebih banyak fungsionalitas dari sistem Anda dalam jangka panjang, yang pasti akan sepadan.



6. Training, training, training

Salah satu kesalahan terbesar yang dibuat produsen ketika menerapkan sistem ERP adalah tidak meluangkan cukup waktu atau upaya untuk melatih staf mereka dengan benar. Jika ini adalah sistem ERP pertama Anda, atau bahkan jika Anda pernah memilikinya sebelumnya, bermigrasi ke sistem yang sama sekali berbeda dari apa yang telah digunakan staf Anda sebelumnya bukanlah tugas yang mudah. Anda perlu mencurahkan banyak waktu dan sumber daya untuk pelatihan untuk memastikan bahwa staf Anda mengetahui cara menggunakan sistem dengan benar, dan bagaimana melakukan semua bagian pekerjaan mereka pada sistem baru.


Bersabarlah, dan berikan waktu untuk belajar—akan butuh waktu untuk membuat semua orang merasa nyaman dan cepat. Beri staf Anda waktu untuk belajar, dan buat kesalahan—lebih baik jika mereka melakukannya selama fase pelatihan, dan bukan saat sistem Anda aktif. Saya tahu Anda sangat ingin mulai melihat ERP Anda beraksi, tetapi meluangkan waktu dan energi yang tepat untuk melatih staf Anda sepenuhnya, dan membiarkan mereka merasa percaya diri dengan sistem baru, akan membuahkan hasil dalam jangka panjang.


Menerapkan ERP itu butuh kerja keras. Jika Anda ingin berhasil menerapkan sistem ERP, letakkan banyak perencanaan dan sumber daya ke dalam proyek di awal. Meluangkan waktu untuk membuat seluruh organisasi Anda bergabung, dan membangun tim yang solid, dan menerapkan rencana yang realistis akan membantu Anda menuai hasil dari proyek implementasi yang sukses. Sedikit, atau lebih tepatnya, banyak kerja keras di depan, akan memastikan Anda memiliki bisnis yang lebih baik dan lebih efisien untuk jangka panjang.




Baca juga :
Lebih baru Lebih lama