9 Alasan Menerapkan Software ERP, Penting Diketahui Korporasi Yang Belum Mengimplementasi ERP





Belakangan ini software ERP (Enterprise Resource Planning) memang semakin populer, tak hanya di kalangan korporasi di Indonesia, namun juga di dunia. ERP sangat berguna untuk mengelola banyak fungsi dan aktifitas bisnis. Meskipun ERP mungkin memiliki manfaat dan kegunaan yang mirip dengan solusi lain, fitur uniknya menjadikannya sebagai software yang berbeda di pasar perangkat lunak. Tak heran bila tak hanya perusahaan besar yang menerapkan ERP, namun perusahaan menengah pun sudah banyak menjalankan ERP. Produk ERP pun juga makin beragam, dari yang murah sampai yang mahal, dari buatan developer asing sampai lokal.

Berikut adalah sembilan alasan mengapa pentingnya mengimplementasi software solusi yang beken dinamai ERP ini.


1. Agar Lebih Banyak Uang Yang Bisa Dihemat (Efisiensi)


Meskipun banyak vendor telah memperkenalkan harga yang fleksibel dalam beberapa tahun terakhir, paket ERP masih merupakan investasi yang besar. Bagi banyak orang, biaya pembelian yang mahal mungkin sudah membuat pusing kepala dulu dan menjadi tidak tertarik karena mereka lalu berpikir bahwa itu tak mungkin akan menghemat uang perusahaan. Namun, pebisnis yang smart tentu tidak semata melihat nilai absolut di awal, namun melihat konteks bisnis secara keseluruhan, termasuk melihat bagaimana ERP dapat memberikan ROI yang sangat baik.

ERP menyatukan banyak sistem yang sebelumnya mungkin terserak-serak atau tersebar di berbagai fungsi dan unit/divisi di dalam perusahaan. Dari pengembangan produk hingga hutang dagang, staf Anda akan dapat mengakses semua alat yang diperlukan untuk pekerjaan mereka dari satu sistem terpusat. Dengan menyatukan sistem, akan membantu staf untuk memanfaatkan waktu mereka dengan lebih efisien.

Dengan ERP, pengguna tidak perlu mencari informasi di berbagai sistem. Dengan database yang terpusat, informasi jauh lebih mudah diambil. Selain itu, organisasi Anda menghemat uang dengan ERP dengan menghilangkan kebutuhan pengguna untuk dilatih pada beberapa sistem. Ini tidak hanya mengurangi jumlah uang yang dihabiskan untuk pelatihan tetapi juga mengurangi upaya logistik yang terlibat. Alih-alih menjadwalkan beberapa sesi pelatihan dengan beberapa vendor berbeda, Anda hanya perlu berkomunikasi dengan satu vendor.

2. Untuk Meningkatkan Kolaborasi

Fitur aplikasi ERP bisa sedikit berbeda tergantung pada program yang digunakan, tetapi secara umum,  sistem ERP meningkatkan kolaborasi dalam beberapa cara. Seperti yang disebutkan sebelumnya, database terpusat merupakan bagian integral dari apa yang membuat ERP unik. Dengan database ini, memuat di perusahaan Anda hanya ada satu sumber kebenaran untuk bekerja. Ini mengurangi kesalahan yang disebabkan oleh data yang salah, dan tentu ini mengurangi biaya.

Selain itu, database terpusat juga mengurangi keraguan atau penundaan selama proyek, karena semua anggota tim memiliki akses ke data seluruh perusahaan yang mereka butuhkan. Para pengambil keputusan tidak perlu menggabungkan informasi di berbagai sistem atau sumber. Karena semua data sudah dikompilasi, disimpan, dibagikan, dan diakses melalui satu sistem, tidak ada kekhawatiran tentang seberapa akurat, lengkap, atau amannya file data tersebut. Tanpa ERP, Anda mengundang human error dalam proses.


3. Proses Analisa Yang Lebih Baik

Basis data yang terpusat dan lengkap di ERP merupakan informasi yang membantu meningkatkan analitik dan pelaporan Anda. Karena ERP mencatat dan menyimpan semua data yang dimasukkan user, itu menjadi alat intelijen bisnis yang sangat baik. Selama vendor ERP menyediakan benefit dan fitur yang kuat,  ERP mempermudah dan mempercepat tim Anda untuk menghasilkan berbagai laporan. Laporan yang membutuhkan waktu berhari-hari untuk penelitian dan kompilasi dengan ERP hanya membutuhkan beberapa menit.

Sebagian besar solusi ERP menyediakan dasbor yang dapat disesuaikan sehingga para eksekutif dapat langsung melihat laporan dengan mudah dan cepat. Laporan ini dapat mencakup semuanya mulai dari laporan pendapatan dan pengeluaran hingga KPI kustom yang menawarkan wawasan tentang fungsi tertentu. Kemampuan untuk memiliki akses ke laporan dengan cepat memungkinkan Anda dan tim Anda membuat keputusan yang lebih baik dengan lebih cepat. Anda tidak perlu lagi bergantung pada staf TI Anda untuk menghasilkan laporan yang Anda butuhkan.


4.  Meningkatkan Produktivitas

Dengan metode tradisional, tugas yang membosankan sama sekali tidak dapat dihindari. Daftar tugas seperti membuat laporan, memantau tingkat inventory, pelacakan kartu absen, dan memproses order pelanggan secara historis membutuhkan waktu berjam-jam untuk diselesaikan oleh karyawan. Selain menyita waktu, proses ini menurunkan semangat kerja karyawan dan membuka peluang kesalahan karena human error. Setelah jam kesekian melakukan entry data yang sama ke dalam bentuk yang berbeda, bahkan karyawan terbaik pun pasti akan membuat kesalahan.

ERP akan mengotomasi tugas-tugas Anda yang paling membosankan itu. Basis data dalam perangkat lunak ERP menghilangkan tugas-tugas yang berlebihan seperti entri data dan memungkinkan sistem untuk melakukan penghitungan lanjutan dalam hitungan menit. Ini membebaskan waktu anggota tim Anda untuk melakukan pekerjaan yang lebih bijaksana, meningkatkan ROI Anda dalam hal persalinan. Dari sini, ERP meningkatkan produktivitas, efisiensi, dan profitabilitas organisasi Anda.


5. Agar Pelanggan Lebih Happy

Mengelola pelanggan dan bagaimana membuat pelanggan Anda puas dan happy dengan pelayanan perusahaan Anda jelas merupakan sesuatu yang sangat penting. Di era digital kita, semakin banyak orang (pelanggan) yang beralih ke internet untuk menerima saran tentang pakaian apa yang akan dikenakan, makanan apa yang harus dimakan dan bagaimana menjalani hidup mereka. Dan dengan 84 persen konsumen yang memercayai ulasan online seperti halnya temannya, opini pelanggan sebelumnya lebih berpengaruh daripada sebelumnya.

Cara terbaik untuk meningkatkan kepuasan pelanggan adalah dengan menyediakan barang dan layanan yang berpusat pada klien. ERP menyediakan ini dalam beberapa cara berbeda. Pertama, sebagian besar ERP dilengkapi dengan alat manajemen hubungan pelanggan (CRM) atau dapat dengan mudah diintegrasikan dengannya. Dengan ERP, CRM Anda memiliki akses ke data di seluruh fungsi bisnis.

Informasi tentang network dan kontak Anda dan CRM yang terintegrasi akan menunjukkan kepada Anda detail seperti riwayat pesanan dan informasi penagihan. Ini memungkinkan tim Anda untuk melihat klien Anda secara lebih holistik untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang keinginan dan kebutuhan mereka. Visibilitas pelanggan yang meningkat membantu Anda merumuskan strategi penjualan dan pelayanan yang lebih baik dan akan meningkatkan perolehan prospek.

6. Menyederhanakan Kepatuhan dan Manajemen Risiko

Saat perusahaan tumbuh dan menjalankan bisnis di berbagai negara, mungkin sulit untuk melacak semua peraturan berbeda yang diberlakukan pada bisnis Anda. Bahkan perusahaan lokal perlu mengkhawatirkan berbagai peraturan lingkungan, keamanan informasi dan sumber daya manusia. Untungnya, banyak ERP yang sudah dibuat dengan mempertimbangkan peraturan  lokal sehingga membantu Anda menjaga kepatuhan di setiap tahap. Selain itu, perangkat lunak ERP menyediakan alat audit internal untuk membantu mendokumentasikan hal-hal seperti penggunaan bahan kimia dan ketentuan pajak. Ini membuatnya sangat mudah untuk merumuskan laporan dan mengirimkannya ke badan pengelola yang relevan.

ERP sering kali menyediakan alat untuk mengelola risiko. Keandalan dan akurasi yang ditingkatkan dari solusi ini meningkatkan pengelolaan keuangan secara keseluruhan karena lebih sedikit kemungkinan kesalahan selama akuntansi. Alat peramalan (forecasting) juga memungkinkan pengguna untuk memprediksi peristiwa terkait permintaan, tenaga kerja, dan anggaran. Dengan informasi ini, Anda dapat membuat anggaran, jadwal, dan rencana pengembangan produk yang lebih aman.


7. Untuk Meningkatkan Monitoring Inventori

Tantangan utama bagi perusahaan yang sedang berkembang adalah melacak dan memantau tingkat inventori  yang semakin meningkat. ERP menggunakan kode, tag RFID, dan nomor seri untuk mengawasi inventaris Anda di setiap tahap selama rantai pasokan. Alat-alat ini membantu Anda melacak tingkat persediaan di gudang yang berbeda, barang mana yang sedang diangkut dan barang mana di rak yang siap untuk konsumen. Visibilitas gudang yang meningkat mengoptimalkan proses pengambilan, pengemasan, dan pengiriman dengan sangat baik, menghilangkan semua dugaan.

Pemantauan inventory juga mendukung pelaporan, karena teknologi pelacakan memberikan angka yang lebih akurat. Pengguna dapat mengonfigurasi KPI kustom untuk melihat produk mana yang bergerak paling cepat - menunjukkan permintaan yang lebih besar - dan mana yang meningkatkan biaya penyimpanan. Dengan presisi yang lebih tinggi yang diberikan oleh ERP, manajer gudang bisa mendapatkan data real-time tentang inventaris mereka untuk membuat keputusan bisnis yang lebih akurat.


8. Untuk Peningkatan Perencanaan Produksi dan Manajemen Sumber Daya

Selain mengelola inventaris Anda, ERP juga mengelola manufaktur. ERP memberikan wawasan tentang semua operasi manufaktur termasuk lantai pabrik. Hal ini memungkinkan pengguna untuk mengoptimalkan jadwal produksi, peralatan, dan tenaga kerja untuk memaksimalkan kapasitas.

Selain itu, ERP mengelola Bill of Material (BOM) dan aset tetap Anda. Dengan perangkat lunak ini, pengguna dapat dengan mudah membuat dan mengedit BOM bersama dengan melacak semua perubahan sebelumnya. Manajemen aset tetap memungkinkan pengguna untuk menjadwalkan pemeliharaan peralatan untuk mengurangi waktu henti yang tidak terduga, meningkatkan profitabilitas dan hubungan rantai pasokan Anda.


9. Membangun kesatuan di organisasi

Salah satu blessing dari ERP ialah antar unit di organisasi harus saling tersambung dan menjadi sebuah kesatuan. Hanya ada satu data tunggal yang ada di database terpusat. Hal ini memungkinkan hilangnya raja-raja kecil atau raja divisi. Dulu mungkin kepala unit atau kepala divisi menyembunyikan data tertentu, tapi dengan ERP tidak bisa. Karena semua terkoneksi dan saling kait-mengait. Raja-raja kecil tidak akan bisa  menyembunyikan sesuatu lagi dan semua mesti ikhlas terbuka demi kemajuan perusahaan.




Baca artikel lain: 

  • Faktor-Faktor Penyebab Implementasi ERP Gagal
  • Kiat Sukses Implementasi Software ERP
  • HiPro, Software KPI Untuk Mengelola Kinerja Karyawan
  • Artacom, Provider VSAT Dengan Harga Terjangkau
  • Teladan Kepemimpinan Di Balik Kebangkitan Perusahaan Tekstil Gistex
  • Pasangan Ini Sukses Membangun Jaringan Resto Takigawa
  • Robin Wibowo dan Bisnis Furniture Mewah Veranda
  • Lebih baru Lebih lama